Evita errores en tu lista de tareas

Escrito por Alice Martin

Hoy quiero enseñarte uno de mis trucos favoritos sobre productividad atípica con algo que me gusta llamar «trabajo en alfabético». Así es como funciona:

Descubriendo tu trabajo en alfabético

Todos nos destacamos en diferentes tipos de trabajo. Algunas personas son creativas y espontáneas, mientras que a otras les gusta la rutina, los detalles y las listas de tareas. A mí me gusta pensar en la productividad en términos de tareas, no de tiempo. Permíteme explicarlo antes de darte ejemplos.

Lo primero que debes tener en cuenta es que todos tenemos un tipo de trabajo en el que somos buenos, al igual que en la escuela. Este es tu trabajo «A». Es el trabajo en el que fluyes, eres súper productivo y eficiente. Es tu tipo de trabajo favorito y probablemente lo haces mejor que la mayoría de las personas en tu lugar de trabajo.

Luego está el trabajo «B». Este es el tipo de trabajo que te habría dado una calificación de «B» en la escuela. Es bueno y puedes hacerlo, pero no eres el mejor en tu clase y no eres súper productivo. Tienes que esforzarte un poco más.

Después está el trabajo «C». Este es simplemente promedio. Obtiene una calificación promedio y puedes dedicarle una cantidad promedio de tiempo. Puedes hacerlo, pero no destacas en él.

Los dos últimos tipos de trabajo, como puedes imaginar, son trabajo «D» y «F», al igual que en la escuela. El trabajo «D» significa que no apruebas. Este es el tipo de trabajo que pospones y pospones, y si lo haces, cometes muchos errores y te lleva mucho más tiempo. Tratas de aplazarlo o procrastinarlo.

El peor de todos, y espero que no estés haciendo este tipo de trabajo, es el trabajo «F». Este es el tipo de trabajo en el que eres realmente malo. Lo haces mal, lo odias y no puedes hacerlo bien. Tienes que hacer malabares para intentarlo. Este es el tipo de trabajo que todos deberíamos evitar.

Optimizando tu lista de tareas según el trabajo en alfabético

El problema cuando pensamos en nuestras listas de tareas o en la productividad es que generalmente pensamos en términos de tiempo. Pensamos: «¿Tengo tiempo para esta tarea?» o le preguntamos a nuestro equipo: «¿Quién tiene tiempo para hacer la tarea A?».

Lo que yo preferiría que hiciéramos es pensar en la productividad y las listas de tareas en términos de habilidades. Así que, en lugar de preguntarte si tienes tiempo para esta tarea, es mejor preguntarte si es tu trabajo «A». Y cuando hables con tu equipo sobre las tareas, puedes dividirlas según las habilidades y preguntar si alguna tarea es el trabajo «A» de alguien. Esa es una forma mucho mejor de llegar al mejor trabajo de cada persona, en lugar de pensar en su disponibilidad de tiempo.

A continuación, te mostraré los pasos para implementar el trabajo en alfabético en tu equipo y en tu lista de tareas:

Pasos para implementar el trabajo en alfabético

Paso 1: Tus principales tareas

Siéntate y anota todas las tareas que realizas en una semana promedio. Elige las diez o quince principales. Puedes escribir cada una en una nota adhesiva y ordenarlas según el tiempo que dedicas a cada una. Por ejemplo, dedico mucho tiempo cada semana a los correos electrónicos, escribir blogs, escribir guiones de video y crear cursos. Estas son mis principales tareas. Al final de la lista, coloca las tareas que solo haces ocasionalmente, como crear gráficos, revisar y publicar en redes sociales, archivar y pagar facturas. Escribe todas tus tareas y clasifícalas según el tiempo que dedicas.

Paso 2: Tu trabajo en alfabético

Ahora, analiza todas tus tareas y divídelas en trabajo «A», «B», «C», «D» y «F». Por ejemplo, mi trabajo «A» es escribir blogs y crear cursos, son las tareas que más me gustan y en las que soy más productiva. Mi trabajo «B» sería responder correos electrónicos y escribir guiones de video. Me gusta escribir guiones de video, pero puede volverse un poco tedioso. Además, me gusta la estrategia de marketing, pero no es mi favorita. Mi trabajo «C» es hacer llamadas y editar videos. Soy un poco introvertida y a veces me pongo muy concentrada, lo cual me dificulta hacer llamadas. También me cuesta editar videos. Por último, mi trabajo «D» sería cualquier tarea relacionada con papeleo, archivar y pagar facturas. Mi trabajo «F», el peor de todos, sería crear gráficos. No soy buena para el diseño gráfico, los colores y las imágenes, así que lo evito a toda costa. Seguramente tu lista será un poco más larga, yo solo elegí diez para mantenerlo corto en el video, así que llena estas columnas con todas tus tareas semanales en la medida de lo posible.

Paso 3: El trabajo en alfabético de tu equipo

Si puedes, pide a un miembro de tu equipo que haga lo mismo: que anote sus tareas semanales en notas adhesivas de un color diferente y las clasifique según el trabajo en alfabético. Por ejemplo, este es mi socio comercial Scott. Hice que hiciera lo mismo para este video. Su trabajo «A» es mi trabajo «B»: SEO y marketing. Su trabajo «B» es diseño web y gráficos. Y su trabajo «C» es gestión de la comunidad y edición de videos. Ambos tenemos la edición de videos en nuestro trabajo «C», así que ninguno de nosotros debería dedicar tiempo a eso. Luego está su trabajo «D», crear cursos y manejar las redes sociales. Y su trabajo «F» es el soporte para estudiantes, ya que es un poco más introvertido y siempre está detrás de escena. De esta manera, puedes tener una discusión sólida sobre las fortalezas de tu equipo. Si no puedes hacer esto con un miembro de tu equipo, puedes hacerlo tú solo imaginando cuál crees que sería su trabajo en alfabético. Recomiendo usar distintos colores para cada persona para poder ver claramente dónde se encuentran sus fortalezas. Incluso puedes hacerlo en un tablero y darte cuenta de si todos están haciendo trabajo «B» o si todos están haciendo trabajo «F». También te ayudará a identificar patrones de fortalezas similares o diferentes.

Paso 4: Optimizando el trabajo en alfabético

Ahora que has identificado los patrones y has hablado con tus compañeros de equipo, ¿cómo puedes optimizar tus listas de tareas, horarios y tareas según el trabajo en alfabético? Aquí te dejo algunas preguntas que debes hacerte:

  1. ¿Puedes darle a las personas más trabajo «A»? ¿Podría Scott delegarme parte de su trabajo «B» para que yo pueda hacerlo y convertirlo en mi trabajo «A»? ¿O yo le podría dar más de mi trabajo «B» para que sea su trabajo «A»?
  2. ¿Puedes segmentar el trabajo «B»? ¿Puedes encontrar un momento del día, como por la tarde cuando eres menos productivo, o un día de la semana para hacer estas tareas? ¿O puedes trabajar en equipo y colaborar en estas tareas? De esta manera, aún estarás haciéndolas, pero no afectarán tu productividad óptima durante el día.
  3. ¿Puedes externalizar el trabajo «C»? Recuerda que el trabajo «C» es solo tu trabajo promedio. ¿Puedes contratar a alguien para que haga esas tareas? ¿O maybe puedes encontrar un contratista que sea bueno en eso? De esa forma, no tendrás que dedicar mucho tiempo a esas tareas que no te llenan y en las que no eres bueno. Este ejercicio nos hizo darse cuenta de que, como Scott y yo consideramos que la edición de videos está en nuestra columna C, ninguno de nosotros debería dedicar tiempo a eso. Por lo tanto, nos dimos cuenta de que debíamos encontrar a alguien que sea bueno editando videos y externalizar esa parte.
  4. Por último, ¿cómo puedes evitar a toda costa hacer el trabajo «F»? Es importante asegurarse de que nadie en tu equipo esté haciendo su trabajo «F», ya que eso les quitará energía y hará que les resulte aún más difícil hacer su trabajo «A» y «B».

Un bono adicional para ti es hacer esto con tu familia, tus compañeros de trabajo o tu equipo de fútbol. Realiza esta actividad con todas las personas importantes en tu vida. La razón de esto es que quieres que todas las personas en tu vida hagan su mejor trabajo, no basado en el tiempo, sino en sus habilidades. Deseas que todos estén en las columnas donde fluyen, son productivos y están felices con su día. Te desafío a que conozcas el trabajo «A», «B», «C» y «D» de todos en tu vida. Estoy curiosa por saber cuál es tu trabajo «A». Cuéntame en los comentarios en qué te destacas, en qué eres más productivo, y cómo puedes maximizar eso en tu vida.