Cuando utilizas la palabra «urgente» en exceso en el asunto de un correo electrónico, corres el riesgo de que no te tomen en serio cuando realmente sea importante. Recuerda la historia del niño que gritaba «¡lobo!». Utiliza esta palabra con moderación y solo cuando sea realmente urgente.
2. Evita emails demasiado largos
Los emails extensos suelen ser archivados o ignorados. Además, pueden generar sentimientos de culpa al destinatario si solo responde con un par de frases. Si tu correo supera las tres párrafos, considera realizar una llamada telefónica en su lugar.
3. Inicia nuevas cadenas de emails
Si estás en una cadena de emails que se ha desviado del tema original, inicia una nueva cadena. No dejes que los hilos de correos se extiendan indefinidamente. Todos los involucrados te lo agradecerán.
4. Jerarquía de información
Coloca la información más importante en la parte superior del correo. Muchas personas solo leen los primeros párrafos o simplemente escanean los correos. No entierres las ideas principales en párrafos largos. Sé claro y conciso desde el principio.
5. Controla tus emociones
Evita el uso excesivo de emoticonos y no dejes que tus emociones negativas guíen tus emails. Si te sientes demasiado emocionado o enfadado mientras escribes, toma un descanso antes de enviar el correo.
6. Agrega la dirección de correo al final
No envíes un correo sin haber agregado la dirección del destinatario al final. Evita enviarlo de forma prematura para evitar errores.
7. Termina con una llamada a la acción
Siempre termina tus correos con una llamada a la acción clara. Indica al destinatario qué acción deseas que realicen. Esto aumentará las posibilidades de obtener una respuesta. Recuerda ser claro y conciso en tu solicitud.
Estos son algunos consejos que te ayudarán a enviar mejores correos electrónicos sin caer en errores comunes. Recuerda, la comunicación efectiva es clave en el mundo de los correos electrónicos.
