Antes de adentrarnos en conversaciones difíciles, quiero brindarte algunas estrategias simples pero poderosas para mejorar tu comunicación en general. Recomiendo utilizarlas a diario durante tus interacciones regulares. Si las usas consistentemente, deberían reducir las situaciones que podrían convertirse en conversaciones difíciles.
Los seres humanos captamos mucho significado de las señales no verbales que vemos y escuchamos cuando interactuamos. Por esto, debes tener cuidado al usar correo electrónico o mensajes de texto para transmitir información importante. La falta de información no verbal puede hacer que la otra persona interprete algo completamente diferente a lo que tú pretendías. Lo importante aquí es que todo esté en sintonía. Por ejemplo, si estás elogiando los esfuerzos de tu equipo, evita mover la cabeza negativamente. Si deseas conectar con alguien a nivel personal, evita reunirte en un lugar ruidoso.
2. Comparte claramente tu intención para la comunicación
Si estableces tu objetivo, aumentas las posibilidades de que el receptor lo entienda tal como tú deseas. Podrías decir algo como: «La razón por la que te llamo es para disculparme por cómo salió la reunión» o «El propósito de este correo electrónico es confirmar que estás coordinando la feria comercial».
3. Evita generalizar demasiado las cosas
Es bastante común que, cuando nos importa algo, lo expresamos de manera más enérgica. Sin embargo, el uso de frases como «siempre» o «nunca» puede generar defensividad en la otra persona. También evita exagerar, ya que esto es una forma de generalización. Cuando dices que alguien llega 10 minutos tarde cuando en realidad fueron 20 o que se perdió dos reuniones cuando fueron tres, le das a la otra persona la oportunidad de rebatirte con ejemplos y terminas en una discusión en lugar de enfocarte en la meta que deseas alcanzar.
4. Habla por ti mismo
Utiliza lo que se conoce como «declaraciones de yo». Estas son declaraciones en primera persona para hablar de tus experiencias y sentimientos. El objetivo es transmitir el impacto que el comportamiento de la otra persona tiene en ti. Por ejemplo, en lugar de decir «a todos nos molesta cuando llegas tarde a las reuniones», podrías decir algo como «cuando llegas tarde a las reuniones, me siento frustrado/a porque tengo que reorganizar la agenda sobre la marcha». Esto también te ayuda a evitar hablar en nombre de otros, lo cual puede hacer que alguien se sienta atacado.
Ahora cambiemos a la perspectiva del receptor. También hay algunas buenas estrategias que puedes emplear cuando eres el receptor en la comunicación.
5. Sé un oyente activo
Concéntrate en lo que la otra persona está diciendo y muestra que estás escuchando. Utiliza señales no verbales como asentir con la cabeza para mostrar acuerdo o inclinarte hacia adelante para demostrar interés. Lo más importante es evitar la tentación de empezar a construir tu contraargumento en tu cabeza. El objetivo de la escucha activa es asegurarte de que estás realmente comprendiendo lo que la otra persona trata de transmitir.
6. Haz preguntas
Cuando eres el receptor, tu objetivo es asegurarte de entender el mensaje con precisión. Si algo no está claro, haz una pregunta que brinde claridad.
7. Confirma lo que entiendes
Una de mis técnicas favoritas es parafrasear y compartir con la otra persona lo que crees que dijeron. Esto no significa que estés de acuerdo, simplemente estás asegurándote de haber entendido correctamente el mensaje. Por ejemplo, puedes decir: «Entonces, lo que entiendo que dices es que mi retraso causa trabajo adicional para ti y eso es frustrante».
8. Comparte tu perspectiva
Una vez que la otra persona se sienta escuchada, puedes compartir lo que piensas y sientes. Esperemos que la otra persona, que ahora es el receptor, utilice las mismas técnicas de escucha activa, entre otras. Sé lo más claro posible, identifica dónde estás de acuerdo y dónde no. Si la situación es compleja, aborda cada aspecto por separado en el diálogo. Irán y vendrán utilizando las estrategias para emisores y receptores durante la conversación, aumentando así la claridad y comprensión con el tiempo.
Al tener cada vez más comunicaciones exitosas, también construirás confianza. Utilizar estas estrategias para la comunicación diaria mejorará significativamente tu efectividad y tus relaciones. Sin embargo, las conversaciones difíciles seguirán sucediendo y estas estrategias no son suficientes para superarlas. Las conversaciones difíciles son únicas porque las apuestas son más altas y nuestras emociones son más fuertes. Así que ahora vamos a centrarnos en cómo tener con éxito este tipo de conversaciones difíciles.
