10 consejos para sacarle el máximo provecho a las conferencias

Escrito por Alice Martin

Los profesionales de las conferencias son un imán para las tarjetas de presentación porque no son del tipo agresivo que solo busca hacer relaciones superficiales. Son personas a las que todos quieren sentarse junto en el almuerzo. Los profesionales de las conferencias parecen manejar sin esfuerzo las agendas, conseguir cafés VIP y triunfar en las fiestas posteriores. Mi amigo, esto puede ser tú. Permíteme mostrarte cómo.

Consejo número 1: Tus recursos

Los profesionales de las conferencias no solo tienen la habilidad para brillar en un evento, también cuentan con un arsenal de herramientas a su disposición. Antes de ir al evento, asegúrate de tener lo siguiente listo para usar:

  • Tu gafete: uno de tus recursos más importantes y a menudo pasado por alto en las conferencias. Es tu primera impresión, tu punto de partida para una conversación, tu tarjeta de presentación. Asegúrate de que tu nombre y compañía estén escritos correctamente en el sistema de la conferencia. Considera también llevar tu propio cordón para el gafete, algo distinto y llamativo.
  • Tu tarjeta de presentación: lleva más de las que crees que necesitarás. No seas esa persona que se queda sin tarjetas y tiene que escribir su nombre y número en una servilleta.
  • Tus contactos profesionales: asegúrate de tener un contacto profesional configurado en tu libreta de direcciones con tu número de teléfono, correo electrónico, sitio web y tus redes sociales.
  • Tu tarjeta de negocios: sé creativo y haz que tu tarjeta sea interesante. Recomiendo poner tu foto para que te recuerden fácilmente.

Consejo número 2: El discurso perfecto

La mayoría de las personas tienen un discurso personal que utilizan para todo, pero esto es un error en las conferencias. Necesitas un discurso personalizado y adaptado a las personas que estás conociendo en la conferencia. Esto te ayudará a ser más relevante y memorable. ¿Cómo adaptas tu discurso para la conferencia? Aquí tienes algunas opciones:

  • Tu discurso diario: puede ser tu puesto de trabajo y algo interesante sobre él.
  • Tu discurso de la conferencia: puedes mencionar por qué estás asistiendo a la conferencia y qué estás buscando.
  • Referencia a la persona: si conoces de antemano a la persona a la que estás hablando, puedes hacer referencia a su trabajo o intereses en tu discurso.

Consejo número 3: Ofrecer, no pedir

En los primeros años de mi negocio cometí un error monumental: pensaba que las conferencias eran para pedir. Me inscribía en una gran conferencia de la industria y escribía todos mis objetivos: conseguir más negocios, obtener más contactos, obtener más tarjetas de presentación, obtener más información. Estas eran todas demandas, cosas que pedía a los demás. No es de extrañar que esas conferencias fueran un fracaso. Daba la impresión de ser un correo no deseado y necesitado sin darme cuenta. Después descubrí el poder de la oferta. Me invitaron a una conferencia de tendencias como bloguera y mi único objetivo era encontrar personas y productos interesantes para cubrir en mis publicaciones. Básicamente, solo ofrecía cobertura y no esperaba nada a cambio. Fue entonces cuando sucedió la magia. Además de divertirme mucho, también tuve conversaciones interesantes con personas fascinantes. Obtuvé más negocios de lo que podría haber soñado. Todavía obtengo negocios de un contacto que hice en esa conferencia hace ocho años. Todo esto fue posible porque me enfoqué en lo que podía ofrecer y no en lo que quería pedir. Este es el enfoque que te animo a tener en tus conferencias: pensar en cómo puedes ayudar a las personas en la conferencia, qué puedes ofrecerles y qué tienes para darles. Este enfoque fomenta la autenticidad y la confianza, y así es como se crean conexiones duraderas y mantienes la mente abierta a contactos comerciales que puedan sorprenderte.

Consejo número 4: El contexto come on

El arte de la conferencia y el arte de la seducción no son tan diferentes. Es difícil acercarse a alguien en una conferencia sin parecer espeluznante, agresivo o vendemotos, pero se puede lograr. Aquí está el truco: el contexto. Nunca me acerco a alguien en frío en un evento. Si puedes hacerlo, tienes mucha ventaja, pero para mí es extremadamente difícil hacerlo de esta manera. Quiero que te conviertas en el maestro del contexto. El contexto come on es cuando utilizas tu ubicación o el entorno para iniciar una conversación de forma fácil. Hago todos mis contactos en conferencias dentro del contexto. Busco líneas en las conferencias porque es la forma más fácil de conocer a la persona que está en frente y detrás de ti. También nunca desaprovecho la oportunidad de llegar a una sesión cinco minutos antes y sentarme en una mesa parcialmente llena o un bloque de asientos con otras personas. Evita elegir una mesa vacía o una fila de asientos vacía. Te estás perdiendo la mejor oportunidad de establecer contactos. Al sentarte en una mesa, puedes hacer un contexto come on fácil, preguntando cosas como «¿Por qué decidiste asistir a esta sesión hoy?» o «¿Cómo te está gustando las sesiones de hoy?». La mayoría de las personas piensan que las conexiones se hacen durante los descansos de networking o en las fiestas posteriores, pero yo creo que las mejores conexiones se hacen cuando menos te lo esperas. Aquí tienes mis contextos come on favoritos: mesa del almuerzo, línea para el café, fila del baño, compañero de asiento, línea de registro o línea de bolsas de regalo. Estos son solo algunos de mis favoritos. En resumen, los contextos come on te permiten hacer una apertura fácil en la conversación y te ayudan a evitar la incomodidad de acercarte a alguien que no conoces en un evento.

Consejo número 5: Entra y mantente dentro

Una vez que estás dentro, quieres mantenerte dentro. Cuando estés utilizando los contextos come on y todo esté funcionando bien, aquí está cómo mantener la conversación: utiliza temas de conversación específicos de la conferencia, como «¿Qué te pareció el discurso principal?» o «¿Has aprendido algo realmente interesante hasta ahora?» o «¿A qué sesión vas a ir? ¿Hay algún puesto que debería visitar en la sala de exposiciones?». Utiliza temas de conversación interesantes que no sean simplemente preguntar qué hacen o de dónde vienen. Una vez que hayas tenido algunas charlas informales, utiliza una de nuestras sugerencias geniales de temas de conversación para profundizar más. Por ejemplo, «¿Estás trabajando en algo emocionante últimamente?» o «¿Qué esperas para el resto del día?». Estas son mejores maneras de preguntar a alguien qué hace o qué espera. «¿Quién es la persona más interesante que has conocido aquí?» es una excelente manera de ampliar tu red de contactos. Estas son solo tres de mis favoritas. Tenemos una lista enorme de temas de conversación en nuestro curso gratuito de tres pasos para una conversación increíble. RunningTimeURL. Echa un vistazo después de este video si necesitas más ideas.

Consejo número 6: Saber cómo salir

Has estado manteniendo una gran conversación y ahora es el momento de terminarla. Tu última impresión es tan importante como tu primera impresión, así que asegúrate de que cuente. El arte de la salida con gracia consiste en dar señales claras de que quieres terminar la conversación. Especialmente si alguien quiere hablar y hablar sin fin, la sutileza no va a funcionar contigo. Después de muchos años de ir a conferencias y muchos intentos fallidos de salida, he aprendido que el enfoque directo siempre es respetuoso y apreciado. He creado esta fórmula de salida: cumplido genuino + un arreglo futuro + estrechón de manos = salida con gracia. Primero, cuando estés listo para terminar, dale un cumplido genuino a la otra persona, como «Ha sido un placer hablar contigo» o «Me encantó escuchar acerca de tu idea de negocio». Luego, indícale la salida con un arreglo futuro, como «Me pondré en contacto contigo por correo electrónico» o «Espero verte en la fiesta posterior esta noche» o «Pásame tu tarjeta de presentación y te buscaré en LinkedIn». Por último, el estrechón de manos es una señal no verbal clara de que quieres terminar la conversación. Sonríe, extiende tu mano y despídete deseándoles lo mejor, como «Buena suerte hoy» o «Que todo salga bien en tu taller» o «Buen viaje».

Consejo número 7: Conocer tus límites

Si no eres extrovertido, no trates de serlo. Incluso si eres extrovertido, todos tenemos nuestros límites. La peor manera de asistir a una conferencia es tratar de hacerlo todo, incluso cuando estás agotado o fuera de tu elemento. En mi libro «Captivate», hablo sobre los lugares que te hacen prosperar y los lugares donde solo sobrevives. ¿Eres mejor uno a uno? Entonces organizar reuniones con café en conferencias será más productivo para ti que asistir a una sesión de presentación. ¿Te gustan las noches largas? Entonces organiza una fiesta posterior. Conocer tus límites también se aplica a la comida, el sueño y el tiempo. Si eres quisquilloso con la comida, lleva tus propios tentempiés. Si no eres una persona matutina, considera saltarte las sesiones de la mañana para tener más energía para el evento más tarde en la noche. La línea de fondo es que no tienes que hacerlo todo. Permíteme darte un ejemplo: South by Southwest es un enorme festival de tecnología, cine y música en Austin, Texas, que se celebra todos los años con más de 50,000 asistentes. Es abrumador, pero también es increíblemente estimulante y divertido. Si conoces tus límites, puedes adaptar tu programa a lo que te conviene. Cuando hablé en South by Southwest en 2015, supe que tenía que establecer algunos límites. Me gusta mucho aprender, así que me centré en las sesiones, los discursos y los seminarios. Sobreviví a las fiestas posteriores, los conciertos y los bares ruidosos. Adapté mi horario para ser uno de los primeros en llegar a la conferencia por la mañana y no hacer RSVP para los eventos nocturnos que pensé que me agotarían para el día siguiente. Otro límite que descubrí es lo enorme que es Austin y lo difícil que es moverse, especialmente con tacones y cargando una computadora portátil, especialmente por la noche y especialmente como mujer. En los últimos años ahorré suficiente dinero para hospedarme en un hotel cerca del Centro de Convenciones. Era costoso pero resultó ser más valioso porque aproveché más el tiempo.

Consejo número 8: La pre-networking

maximización de una conferencia no solo ocurre durante la conferencia. Una semana antes de la conferencia, trata de conectarte con los oradores, VIPs o asistentes especiales. Por ejemplo, si ves que algún orador o persona importante va a asistir a la conferencia, intenta contactarlo antes a través de las redes sociales. Por ejemplo, si ves que el editor de tu revista favorita, Entrepreneur Magazine, estará en la conferencia, puedes intentar contactarlo antes para decirle que también estarás ahí y que te encantaría conocerlo. Luego, en el primer día, en el desayuno, él te reconocerá por tu tuit y podrán sentarse juntos. Así podrás hacer amigos y quizás surgirán oportunidades increíbles. Otro consejo previo a la conferencia ocurre durante los viajes. Tu evento comienza en el momento en que comienzas a viajar. La mayoría de las personas piensan que no tienen que estar listos hasta la mañana del primer día de la conferencia, pero puedes hacer increíbles conexiones en autobuses, aviones y trenes mientras te diriges al evento. Es probable que conozcas a personas de tu propia ciudad en el camino a una conferencia a la que ambos están asistiendo. Recuerda llevar contigo tarjetas de presentación, estar listo con tu discurso o contexto come on tan pronto salgas de tu casa. Las filas de taxis son una mina de oro. Si estás viajando a una ciudad y tienes que tomar un taxi hacia el hotel, habla con las personas en la fila del taxi. Si están yendo a la conferencia, ya tienes un amigo antes de que comience oficialmente. He compartido taxis hacia la ciudad con oradores y patrocinadores del evento. Otro consejo previo a la conferencia es aprovechar la oportunidad de comprar grabaciones de las sesiones. A veces, nuestros contextos come on funcionan tan bien que nos perdemos partes de las sesiones. Si tienes la oportunidad de comprar el contenido para escucharlo más tarde, te lo recomiendo. Esto te ayudará a no preocuparte por perderte algo si entablas una gran conversación durante el almuerzo o si un VIP te pide una reunión de última hora.

Consejo número 9: Sistema de administración de contactos

Esperemos que recojas muchas tarjetas de presentación. Asegúrate de tener un lugar específico en tu bolso para guardar las tarjetas de otras personas, separadas de las tuyas. Yo he dado por error la tarjeta de otra persona queriendo sacar la mía. Personalmente, me gusta guardar mis tarjetas y mi gafete en el mismo lugar para que siempre los pueda agarrar rápidamente. Pongo las tarjetas de los demás en mi bolsillo trasero o en la bolsa de la conferencia. Pero conseguir tarjetas es solo la mitad de la batalla. También debes cuidar tus contactos. Dedica un tiempo al final de cada día para escribir en cada tarjeta de qué hablaste y cualquier detalle que quieras recordar. Recomiendo conectarte con las personas en LinkedIn mientras la conferencia se lleva a cabo. Me siento con las tarjetas de presentación antes de acostarme y envío solicitudes de conexión en LinkedIn. Esto me permite ver sus perfiles con más detalle. Muchas veces me doy cuenta de que tengo más cosas en común con alguien de las que pensaba y tenemos conexiones mutuas, por lo que quiero retomar la conversación más adelante. Se recomienda bloquear tiempo en tu calendario para el día después de la conferencia para hacer seguimiento mientras todo está fresco en tu mente. Siempre reservo tiempo después de una conferencia para hacer seguimiento a los contactos. No solo te hace ver organizado, sino que también te da la oportunidad de ser el primero en llegar con tus posibles contactos. También te permite administrar todas las notas y contactos que obtuviste de manera efectiva.

Consejo número 10: Trucos de profesional

Aquí tienes algunos consejos rápidos y útiles para ser un profesional de las conferencias: echa un vistazo a la agenda con anticipación para tener una idea de las sesiones que quieres priorizar. Asegúrate de tener un mapa si es una gran conferencia para que no dependas de una conexión lenta de Wi-Fi para encontrar dónde ir. No elijas sesiones que podrías aprender por ti mismo o que no te interesen realmente. Inscríbete en al menos una sesión que esté completamente fuera de tu área de conocimiento. Regístrate para sesiones relevantes para tu negocio y que involucren temas de tu interés. ¡Evita preguntarle a las personas qué hacen o de dónde son! Estas preguntas son aburridas y tú eres más interesante que eso. Después de tener una conversación casual, utiliza una de nuestras sugerencias geniales de temas de conversación para profundizar más. Finalmente, la información es solo la mitad de la batalla. Asegúrate de tener un plan de seguimiento una vez que haya terminado el evento.

Deja un comentario