Sin duda, las reuniones pueden ser agotadoras y poco productivas. ¿Alguna vez has tenido una reunión para planificar una futura reunión? El 63% de las reuniones no tienen una agenda previa, lo cual es realmente absurdo. Si no tienes una agenda, perderás tiempo hablando de las posibles agendas y es más probable que te desvíes del tema principal. Es importante elegir un propósito para la reunión y comunicarlo claramente.
Elige un objetivo claro para tu reunión y hazlo saber a todos. No hay nada peor que abrir tu calendario y ver una lista de reuniones aburridas. Etiqueta cada reunión con su objetivo específico para que se destaque y puedas prepararte mentalmente para lograrlo.
Error 2: Tu reunión parece aburrida
Las reuniones pueden volverse monótonas y sin energía. Para evitarlo, utiliza un nombre llamativo que refleje el objetivo de la reunión. Por ejemplo, si es una reunión creativa, llámala «Reunión de ideas creativas». Esto preparará mentalmente a los asistentes para participar de forma más activa y entusiasta.
Error 3: Tu reunión debería ser un correo electrónico
No hagas reuniones para compartir actualizaciones básicas que podrían enviarse por correo electrónico. Si realmente necesitas explicar algo verbalmente, grábate en un video corto y envíalo junto con un resumen por correo electrónico. Es más eficiente y tus compañeros de equipo te lo agradecerán. Siempre verifica si lo que quieres comunicar realmente necesita una reunión o si puede ser enviado por correo electrónico.
Error 4: Estás agotando a las personas con decisiones innecesarias
La fatiga de decisiones puede afectar la productividad de una reunión. Cuantas más decisiones tenga que tomar durante la reunión, más agotador y menos efectivo será. Para evitar esto, reduce la cantidad de decisiones que deben tomarse. Crea una agenda clara para que nadie tenga que decidir qué sigue, asigna roles claros, nombra a alguien responsable de tomar notas y asegúrate de que solo las decisiones importantes sean responsabilidad de los asistentes.
Error 5: Tu reunión tiene un «vampiro energético»
Existen personas que pueden ser verdaderos «vampiros de energía» en una reunión, llevándola a un terreno improductivo. Asignar roles claros ayudará a controlar a estas personas y mantener la reunión en el camino correcto. Además, tener una agenda te permitirá evitar los desvíos del tema principal. No tengas miedo de posponer los temas no relacionados para después de la reunión.
Error 6: Tu reunión comienza fríamente
Un comienzo incómodo puede arruinar cualquier reunión. Para evitarlo, utiliza una actividad de calentamiento antes de empezar. Puedes usar cualquiera de las ocho increíbles actividades que tenemos aquí. Calentar el ambiente ayudará a que los participantes se sientan más cómodos y listos para contribuir.
Error 7: No prestas atención a los detalles pequeños
No subestimes el poder de los pequeños detalles. Asegúrate de llevar bocadillos a la reunión, escribir el objetivo en la pizarra, tener notas adhesivas disponibles y ofrecer la opción de realizar la reunión de pie para que sea más dinámica. No olvides incluir toda la información relevante en la invitación de la reunión y asignar a alguien la tarea de tomar nota de los próximos pasos y seguimientos. También es importante dar a todos la oportunidad de participar y compartir sus opiniones.
