Reuniones más eficientes

Escrito por Alice Martin

En la vida profesional, las reuniones son una constante. Hay reuniones de todo tipo, desde reuniones de personal hasta cursos de tareas, reuniones de intercambio de información y reuniones de lluvia de ideas. Es importante saber cómo mejorar tus reuniones, ya que las reuniones improductivas desperdician más de 37 mil millones de dólares al año solo en los Estados Unidos. ¡Detengamos la locura de las reuniones!

Elige un propósito claro para la reunión

Un gran error es tener una reunión sin un objetivo específico. ¿Alguna vez has tenido una reunión para planificar otra reunión en el futuro? El 63% de las reuniones no tienen una agenda predefinida, lo cual es realmente absurdo. Si tu reunión no tiene una agenda, perderás tiempo hablando sobre posibles agendas. No tener una agenda tiene dos problemas: la gente no puede prepararse adecuadamente, lo que hace que la reunión sea menos productiva, y es más fácil desviarse del tema, desperdiciando aún más tiempo. Por lo tanto, siempre debes elegir un propósito claro para tu reunión y hacerlo saber a todos los participantes.

Haz que tu reunión sea interesante

Nada es peor que abrir tu calendario y ver una sucesión de reuniones aburridas. Para hacer que tus reuniones sean más interesantes, puedes etiquetarlas con el objetivo específico que deseas lograr. Esto ayudará a que la reunión se destaque y preparará la mente de los participantes para enfocarse en ese objetivo. Por ejemplo, si es una reunión para colaborar o solucionar problemas, llámala así. La investigación muestra que cuando leemos palabras como «lento» o «cauto», tendemos a actuar más lentamente, mientras que si leemos palabras como «rápido» o «veloz», aumentamos la velocidad de nuestra caminata. Entonces, si le dices a tus asistentes que tienen una reunión creativa, es más probable que acudan mentalmente preparados para ser creativos.

Pregunta si realmente necesitas una reunión

A menudo, las reuniones se utilizan para compartir actualizaciones que podrían transmitirse fácilmente a través de un correo electrónico. Si crees que algo necesita ser explicado verbalmente, graba un video corto y envíalo junto con un resumen por correo electrónico. Tu equipo te lo agradecerá. Es importante asegurarte de que tus reuniones no sean en realidad correos electrónicos disfrazados de reuniones.

Reduzca la fatiga de decisiones

La fatiga de decisiones es un gran obstáculo para la productividad y la energía en las reuniones. Cuantas más decisiones se tengan que tomar durante una reunión, más agotadoras e ineficaces se vuelven. La forma más fácil de combatir esto es reducir la cantidad de decisiones que deben tomarse. Haz una agenda clara para que nadie tenga que decidir qué sigue. Asigna roles como líder del equipo, toma notas y encargado de las tareas de seguimiento. No tengas miedo de tomar las decisiones pequeñas por adelantado. Solo deja las importantes para la reunión.

Controla a los vampiros energéticos

Los vampiros energéticos pueden arruinar tus reuniones. Pero hay soluciones para lidiar con ellos. Asigna roles y responsabilidades a los participantes, como el líder del equipo que puede mantener a raya a los distracciones. Asegúrate de tener una agenda clara que puedas culpar si alguien se desvía del tema. Y no dudes en posponer discusiones irrelevantes para después de la reunión.

Estrategias para un buen comienzo y atención a los detalles

Calienta motores antes de la reunión. Aunque los rompehielos suelen ser incómodos, no tienen por qué serlo. Prueba mis ocho increíbles rompehielos que te ayudarán a empezar con buen pie. También considera aspectos pequeños pero importantes como proporcionar refrigerios, escribir la meta de la reunión en el pizarrón o en la cabecera, y utilizar notas adhesivas para asignar tareas o tomar notas. Recuerda que las reuniones comienzan desde el momento en que las programamos, así que asegúrate de incluir todos los detalles importantes en la invitación y configura todo el historial en una ubicación común para todos los asistentes. Asegúrate de dar a todos la oportunidad de hablar y enviar este video a tu equipo antes de la próxima reunión para que todos estén en la misma página.

En resumen, si implementas incluso una de estas estrategias, tus reuniones serán mucho mejores. ¡Y recuerda que eres increíble! Siempre ayuda compartir esa increíble actitud con los demás. ¡

¡Hagamos de tus reuniones un éxito épico y disfrutemos juntos el camino hacia el éxito!